メールで期限までに提出してもらうことを告げても、「メールを見てなかった」、「忘れていた」、「書き方が分からなかった」という人はいます。
先程やったGoogle Keepのリマインダーを使えば、見落とすことはないと思います。
先程見ていただいたように、Googleフォームで入力してもらい、Googleスプレッドシートにデータを保存します。
フォームのURLはKeepのリマインダーに。
「マクロ」とは行った操作を記憶してくれる機能で、Excelを使う事務員さんは知っていると思います。
あらかじめ書類の雛形シートを作っておき、その雛形シートをコピーして社員が入力したデータを貼り付ける、というマクロを記録します。